Chamadas recebidas
Um secretariado virtual com IA para gabinetes e PME
Documentos a apresentar, horários, marcações, pedido de contacto: o agente trata das chamadas administrativas correntes e passa-lhe o resto.
O exemplo de diálogo desta utilização existe apenas em francês, que é a língua em que o agente atende hoje.
O problema, sem rodeios
Num gabinete ou numa agência, grande parte das chamadas é sobre os mesmos assuntos: que documentos trazer, quando passar, a quem ligar de volta. Cada chamada interrompe um trabalho que exige concentração.
O agente desempenha esse papel de secretariado com as informações que lhe fornece. Não dá pareceres sobre um processo: encaminha, marca, anota e transfere.
O que o agente utiliza durante a chamada
- Respostas práticas
- Documentos a apresentar, horários, acessos, prazos habituais: o que escreveu nas suas informações.
- Marcações
- No Google Agenda, no Calendly ou na agenda interna.
- Registo de mensagens
- Nome, número, motivo e grau de urgência, para devolver as chamadas pela ordem certa.
- Transferência de chamadas
- Para um colaborador quando o assunto o exige.
- Despedida cortês
- O agente conclui, despede-se e desliga. Se lhe pedirem para não voltar a ligar, confirma e o número passa para a sua lista de oposição.
Configuração
Tudo se faz a partir do painel de controlo, sem instalação nem equipamento.
- 1
Escolha o modelo "Secretariado administrativo"
Liste as perguntas frequentes e as respostas, os colaboradores e os respetivos números.
- 2
Ligue a agenda
Para que as marcações fiquem diretamente no calendário certo.
- 3
Teste e ajuste
Peça ao agente que lhe ligue para o telemóvel e complete o que faltar.
- 4
Ligue a linha
Número reservado no CallGPT ou reencaminhamento da sua linha atual.
Perguntas frequentes
O agente pode responder sobre o conteúdo de um processo?
Não. Não dá pareceres jurídicos nem médicos, nem aconselhamento personalizado. Responde às questões práticas e transmite o resto.
Como trata as chamadas urgentes?
Descreve nas instruções o que é urgente. O agente transfere então a chamada ou anota a mensagem, assinalando-a.
As chamadas são gravadas?
Sim, cada chamada é gravada e transcrita no seu painel de controlo. Informe os seus interlocutores dessa gravação, por exemplo na mensagem de boas-vindas.
Pode lidar com vários colaboradores?
Sim. Indique-lhe quem faz o quê: encaminha a chamada para a pessoa certa ou regista a mensagem para ela.
Outras utilizações com chamadas recebidas
Experimente o agente "Secretariado administrativo"
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