Chiamate in entrata
Una segreteria virtuale con IA per studi professionali e PMI
Documenti da portare, orari, appuntamenti, richiamata richiesta: l’agente gestisce le chiamate amministrative correnti e vi passa il resto.
Gli esempi di conversazione sono in francese, la lingua in cui l’agente risponde oggi. Non li abbiamo tradotti.
Il problema, senza giri di parole
In uno studio o in un’agenzia, gran parte delle chiamate riguarda sempre gli stessi temi: quali documenti portare, quando passare, chi richiamare. Ogni chiamata interrompe un lavoro che richiede concentrazione.
L’agente svolge questo ruolo di segreteria con le informazioni che gli fornite. Non esprime pareri su una pratica: orienta, prenota, annota e trasferisce.
Cosa usa l’agente durante la chiamata
- Risposte pratiche
- Documenti da fornire, orari, accessi, tempi abituali: ciò che avete scritto nelle sue informazioni.
- Appuntamenti
- In Google Agenda, Calendly o nell’agenda interna.
- Presa di messaggi
- Nome, numero, motivo e grado di urgenza, per richiamare nell’ordine giusto.
- Trasferimento di chiamata
- Verso un collaboratore quando l’argomento lo richiede.
- Chiusura cortese
- L’agente conclude, saluta e riaggancia. Se gli si chiede di non chiamare più, lo conferma e il numero entra nella vostra lista di opposizione.
Messa in opera
Tutto si fa dal pannello di controllo, senza installare nulla e senza hardware.
- 1
Scegliete il modello «Segreteria amministrativa»
Elencate le domande frequenti e le relative risposte, i collaboratori e i loro numeri.
- 2
Collegate l’agenda
Perché gli appuntamenti si inseriscano direttamente nel calendario giusto.
- 3
Provate e rifinite
Fatevi chiamare dall’agente sul cellulare e completate ciò che manca.
- 4
Collegate la linea
Numero prenotato in CallGPT, oppure inoltro della vostra linea attuale.
Domande frequenti
L’agente può rispondere nel merito di una pratica?
No. Non dà pareri legali né medici, né consigli personalizzati. Risponde alle domande pratiche e trasmette il resto.
Come gestisce le chiamate urgenti?
Descrivete nelle sue istruzioni cosa è urgente. Lui trasferisce allora la chiamata, oppure annota il messaggio segnalandolo.
Le chiamate vengono registrate?
Sì, ogni chiamata è registrata e trascritta nel vostro pannello di controllo. Informate i vostri interlocutori della registrazione, per esempio nel messaggio di benvenuto.
Può gestire più collaboratori?
Sì. Indicategli chi fa cosa: indirizza la chiamata alla persona giusta oppure prende il messaggio per lei.
Altri usi con chiamate in entrata
Provate l’agente «Segreteria amministrativa»
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