Eingehende Anrufe
Ein virtuelles KI-Sekretariat für Praxen, Kanzleien und kleine Firmen
Mitzubringende Unterlagen, Öffnungszeiten, Termine, Rückruf-Wünsche: Der Agent bearbeitet die üblichen administrativen Anrufe und gibt Ihnen den Rest weiter.
Die Beispielgespräche auf der französischen Seite sind Gespräche auf Französisch. Der Agent nimmt Anrufe heute auf Französisch an; wir zeigen sie hier nicht in Übersetzung.
Das Problem, ohne Umschweife
In einer Kanzlei oder Agentur drehen sich viele Anrufe um dieselben Themen: Welche Unterlagen muss ich mitbringen, wann kann ich vorbeikommen, wen soll man zurückrufen. Jeder Anruf unterbricht eine Arbeit, die Konzentration verlangt.
Der Agent übernimmt diese Sekretariatsrolle mit den Informationen, die Sie ihm geben. Er bewertet keinen Vorgang: Er verweist, bucht, notiert und verbindet weiter.
Was der Agent während des Anrufs nutzt
- Praktische Auskünfte
- Einzureichende Unterlagen, Öffnungszeiten, Anfahrt, übliche Fristen: das, was Sie in seine Informationen geschrieben haben.
- Termine
- In Google Agenda, Calendly oder im internen Kalender.
- Nachrichtenaufnahme
- Name, Nummer, Anliegen und Dringlichkeit, damit Sie in der richtigen Reihenfolge zurückrufen.
- Anrufweiterleitung
- An einen Mitarbeiter, wenn das Thema es verlangt.
- Höfliches Gesprächsende
- Der Agent schließt ab, verabschiedet sich und legt auf. Bittet jemand darum, nicht mehr angerufen zu werden, bestätigt er das, und die Nummer kommt auf Ihre Widerspruchsliste.
Einrichtung
Alles läuft über das Dashboard, ohne Installation und ohne Zusatzgeräte. Das Dashboard ist auf Französisch.
- 1
Wählen Sie die Vorlage „Administratives Sekretariat“
Listen Sie die häufigen Fragen samt Antworten sowie die Mitarbeiter und ihre Nummern auf.
- 2
Verbinden Sie den Kalender
Damit die Termine direkt im richtigen Kalender landen.
- 3
Testen und nachjustieren
Lassen Sie sich vom Agenten auf Ihrem Handy anrufen und ergänzen Sie, was fehlt.
- 4
Schalten Sie die Leitung auf
In CallGPT gebuchte Nummer oder Umleitung Ihrer bisherigen Leitung.
Häufige Fragen
Kann der Agent inhaltlich zu einem Vorgang antworten?
Nein. Er gibt weder Rechts- noch Medizinberatung noch persönliche Ratschläge. Er beantwortet praktische Fragen und gibt den Rest weiter.
Wie geht er mit dringenden Anrufen um?
In seinen Anweisungen beschreiben Sie, was dringend ist. Er leitet den Anruf dann weiter oder notiert die Nachricht mit entsprechendem Vermerk.
Werden die Anrufe aufgezeichnet?
Ja, jeder Anruf wird in Ihrem Dashboard aufgezeichnet und transkribiert. Informieren Sie Ihre Anrufer über diese Aufzeichnung, zum Beispiel in der Begrüßung.
Kann er mehrere Mitarbeiter verwalten?
Ja. Sagen Sie ihm, wer was macht: Er leitet den Anruf an die richtige Person weiter oder nimmt die Nachricht für sie auf.
Weitere Anwendungen bei eingehenden Anrufen
Testen Sie den Agenten „Administratives Sekretariat“
Legen Sie den Agenten aus dieser Vorlage an und testen Sie ihn kostenlos mit 30 geschenkten Anruf-Credits. Für diesen Anwendungsfall ist der Tarif Starter (49 € netto pro Monat) ein guter Startpunkt.