Llamadas entrantes
Una secretaría virtual con IA para despachos y pymes
Documentos que aportar, horarios, citas, devolución de llamada: el agente atiende las llamadas administrativas habituales y le pasa el resto.
El ejemplo de conversación de esta página solo está disponible en francés, que es el idioma en el que el agente atiende las llamadas hoy.
El problema, sin rodeos
En un despacho o una agencia, buena parte de las llamadas trata de lo mismo: qué documentos traer, cuándo pasar, a quién llamar. Cada llamada interrumpe un trabajo que exige concentración.
El agente hace de secretaría con la información que usted le facilita. No opina sobre un expediente: orienta, reserva, anota y transfiere.
Qué utiliza el agente durante la llamada
- Respuestas prácticas
- Documentos que aportar, horarios, acceso, plazos habituales: lo que usted haya escrito en su información.
- Citas
- En Google Agenda, Calendly o el calendario interno.
- Toma de mensajes
- Nombre, número, motivo y grado de urgencia, para devolver las llamadas en el orden adecuado.
- Transferencia de llamada
- A un compañero cuando el asunto lo requiere.
- Fin de llamada educada
- El agente concluye, se despide y cuelga. Si le piden que no vuelva a llamar, lo confirma y el número pasa a su lista de oposición.
Puesta en marcha
Todo se hace desde el panel de control, sin instalar nada ni comprar equipos.
- 1
Elija la plantilla "Secretaría administrativa"
Enumere las preguntas frecuentes y sus respuestas, los compañeros y sus números.
- 2
Conecte el calendario
Para que las citas se apunten directamente en el calendario correcto.
- 3
Pruebe y ajuste
Haga que el agente le llame a su móvil y complete lo que falte.
- 4
Conecte la línea
Un número reservado en CallGPT (fijo francés) o el desvío de su línea actual.
Preguntas frecuentes
¿Puede el agente responder sobre el fondo de un expediente?
No. No da opiniones jurídicas ni médicas ni consejos personalizados. Responde a las preguntas prácticas y transmite el resto.
¿Cómo gestiona las llamadas urgentes?
Usted describe en sus instrucciones lo que es urgente. Entonces transfiere la llamada, o anota el mensaje señalándolo.
¿Se graban las llamadas?
Sí, cada llamada se graba y se transcribe en su panel de control. Informe a sus interlocutores de esta grabación, por ejemplo en el mensaje de bienvenida.
¿Puede gestionar a varios compañeros?
Sí. Indíquele quién hace qué: orienta la llamada hacia la persona adecuada o toma el mensaje para ella.
Otros usos con llamadas entrantes
Pruebe el agente "Secretaría administrativa"
Cree el agente a partir de esta plantilla y pruébelo gratis con 30 créditos de llamada de regalo. Para este caso de uso, la oferta Starter (49 € + IVA al mes) es un buen punto de partida.