Appels entrants
Un secrétariat téléphonique IA pour les cabinets et les PME
Documents à fournir, horaires, rendez-vous, rappel demandé : l’agent traite les appels administratifs courants et vous transmet le reste.
- Agent IAAgence Horizon Immobilier, bonjour. Je suis l’assistant IA de l’agence. En quoi puis-je vous aider ?
- CorrespondantJe dois déposer un dossier pour l’appartement de la rue Victor-Hugo. Il faut quels documents ?
- Agent IAL’agence demande une pièce d’identité, vos trois derniers bulletins de salaire et votre dernier avis d’imposition. Voulez-vous un rendez-vous pour le déposer ?
- CorrespondantOui, samedi matin si possible. Je suis Karim Benali.
- Agent IASamedi à 10 h, au nom de Karim Benali. C’est enregistré.
- Rendez-vous réservé dans l’agenda de l’agence
Le problème, sans détour
Dans un cabinet ou une agence, une grande partie des appels porte sur les mêmes sujets : quelles pièces apporter, quand passer, qui rappeler. Chaque appel coupe un travail qui demande de la concentration.
L’agent tient ce rôle de secrétariat avec les informations que vous lui fournissez. Il ne donne pas d’avis sur un dossier : il oriente, réserve, note et transfère.
Ce que l’agent utilise pendant l’appel
- Réponses pratiques
- Pièces à fournir, horaires, accès, délais habituels : ce que vous avez écrit dans ses informations.
- Rendez-vous
- Dans Google Agenda, Calendly ou l’agenda interne.
- Prise de message
- Nom, numéro, motif et degré d’urgence, pour rappeler dans le bon ordre.
- Transfert d’appel
- Vers un collaborateur quand le sujet le demande.
- Fin d’appel polie
- L’agent conclut, dit au revoir et raccroche. Si on lui demande de ne plus appeler, il le confirme et le numéro rejoint votre liste d’opposition.
Mise en place
Tout se fait depuis le tableau de bord, sans installation ni matériel.
- 1
Choisissez le modèle « Secrétariat administratif »
Listez les questions fréquentes et leurs réponses, les collaborateurs et leurs numéros.
- 2
Connectez l’agenda
Pour que les rendez-vous se posent directement dans le bon calendrier.
- 3
Testez, ajustez
Appelez l’agent depuis le navigateur et complétez ce qui manque.
- 4
Branchez la ligne
Numéro réservé dans CallGPT, ou renvoi de votre ligne actuelle.
Questions fréquentes
L’agent peut-il répondre sur le fond d’un dossier ?
Non. Il ne donne ni avis juridique, ni avis médical, ni conseil personnalisé. Il répond aux questions pratiques et transmet le reste.
Comment gère-t-il les appels urgents ?
Vous décrivez dans ses consignes ce qui est urgent. Il transfère alors l’appel, ou note le message en le signalant.
Les appels sont-ils enregistrés ?
Oui, chaque appel est enregistré et transcrit dans votre tableau de bord. Informez vos correspondants de cet enregistrement, par exemple dans le message d’accueil.
Peut-il gérer plusieurs collaborateurs ?
Oui. Indiquez-lui qui fait quoi : il oriente l’appel vers la bonne personne ou prend le message pour elle.
Autres usages en appels entrants
Essayez l’agent « Secrétariat administratif »
Créez l’agent à partir de ce modèle et testez-le gratuitement pendant 20 minutes d’appel. Pour ce cas d’usage, l’offre Starter (49 € HT par mois) est un bon point de départ.