Appels entrants
Un standard téléphonique IA qui décroche à chaque appel
L’agent accueille vos correspondants, comprend le motif de leur appel, répond à ce qu’il sait et passe la main quand il le faut.
- Agent IACabinet Lefort, bonjour. Je suis l’assistant IA du cabinet. Quel est l’objet de votre appel ?
- CorrespondantBonjour, je voudrais parler à Mme Lefort au sujet de ma déclaration de TVA.
- Agent IAMme Lefort est en rendez-vous jusqu’à 14 h. Je peux lui laisser un message, ou vous transférer à son assistante. Que préférez-vous ?
- CorrespondantUn message, c’est très bien. Julien Moreau, au 06 39 98 12 34.
- Agent IAC’est noté : Julien Moreau, 06 39 98 12 34, au sujet de la déclaration de TVA. Je transmets votre message à Mme Lefort.
- Message enregistré dans le tableau de bord
Le problème, sans détour
Quand vous êtes en rendez-vous, sur un chantier ou au comptoir, le téléphone sonne dans le vide. Beaucoup de correspondants ne laissent pas de message sur un répondeur : ils rappellent plus tard, ou ils appellent quelqu’un d’autre.
Une personne à l’accueil n’est pas toujours finançable, et une permanence externalisée coûte vite cher. Le standard IA prend le premier niveau : il décroche, demande le motif, répond aux questions simples et ne vous dérange que pour ce qui le mérite.
Ce que l’agent utilise pendant l’appel
- Réponses à partir de vos informations
- Horaires, adresse, services, personnes à joindre : l’agent répond avec ce que vous lui avez écrit, et seulement cela.
- Prise de message
- Nom, numéro et motif sont notés et rangés avec l’enregistrement et la transcription de l’appel.
- Transfert d’appel
- Quand l’appelant le demande ou que le sujet l’exige, l’appel passe au numéro que vous avez choisi, fixe ou mobile.
- Fin d’appel polie
- L’agent conclut, dit au revoir et raccroche. Si on lui demande de ne plus appeler, il le confirme et le numéro rejoint votre liste d’opposition.
Mise en place
Tout se fait depuis le tableau de bord, sans installation ni matériel.
- 1
Choisissez le modèle « Standard téléphonique »
Renseignez le nom de l’entreprise, vos horaires, vos services et le numéro vers lequel transférer.
- 2
Testez l’agent depuis votre navigateur
Appelez-le avec le micro de votre ordinateur, posez les questions que vos clients posent, corrigez ses consignes.
- 3
Branchez-le sur une ligne
Réservez un numéro dans CallGPT, ou faites suivre vers lui les appels de votre numéro actuel.
- 4
Relisez les premiers appels
Transcriptions et résumés montrent ce qui manque dans ses informations. Vous complétez, il s’améliore.
Questions fréquentes
Mes correspondants savent-ils qu’ils parlent à une IA ?
Oui. L’agent se présente comme l’assistant IA de votre entreprise dès sa première phrase et ne prétend jamais être humain.
Puis-je garder mon numéro de téléphone actuel ?
Oui. Faites suivre les appels de votre ligne vers le numéro de l’agent depuis l’espace client de votre opérateur. Vous pouvez aussi réserver un nouveau numéro dans CallGPT avec une offre payante.
Que fait l’agent s’il ne connaît pas la réponse ?
Il le dit, sans inventer. Il propose de prendre un message, ou de transférer l’appel si vous avez activé le transfert.
Le transfert fonctionne-t-il vers un portable ?
Oui. Le transfert se fait vers le numéro que vous indiquez dans les réglages de l’agent, qu’il s’agisse d’un fixe ou d’un mobile.
Autres usages en appels entrants
Essayez l’agent « Standard téléphonique »
Créez l’agent à partir de ce modèle et testez-le gratuitement pendant 20 minutes d’appel. Pour ce cas d’usage, l’offre Starter (49 € HT par mois) est un bon point de départ.