Appels sortants
Confirmer les rendez-vous de demain sans passer la soirée au téléphone
L’agent appelle la liste des rendez-vous à venir, obtient une confirmation ou propose un nouveau créneau, et vous laisse un résultat par client.
- Agent IABonjour, je suis l’assistant IA du cabinet dentaire du Parc. J’appelle pour votre rendez-vous de demain à 9 h avec le docteur Roussel. Pouvez-vous confirmer votre venue ?
- CorrespondantAh, demain je ne peux plus, j’ai un empêchement.
- Agent IAPas de souci. Je peux vous proposer vendredi à 14 h ou lundi à 10 h 30.
- CorrespondantLundi 10 h 30, ça me va.
- Agent IAC’est noté pour lundi à 10 h 30. Vous recevez un SMS de confirmation. Bonne soirée.
- Nouveau créneau réservé, rendez-vous de demain à libérer
Le problème, sans détour
Un rendez-vous non honoré, c’est un créneau perdu que personne n’a pu reprendre. Appeler chaque client la veille réduit le problème, mais prend un temps que peu d’équipes ont.
L’agent de rappel passe ces appels à votre place, pendant les heures d’ouverture, et traite lui-même le cas le plus courant : la personne ne peut plus venir et veut une autre date.
Ce que l’agent utilise pendant l’appel
- Campagne de rappel
- Une liste de numéros à appeler, avec le nombre de tentatives en cas de non-réponse.
- Agenda
- Pour proposer et réserver un nouveau créneau quand le client ne peut pas venir.
- SMS
- Un récapitulatif écrit du rendez-vous confirmé ou déplacé.
- Prise de message
- Une demande particulière est notée pour l’équipe.
- Fin d’appel polie
- L’agent conclut, dit au revoir et raccroche. Si on lui demande de ne plus appeler, il le confirme et le numéro rejoint votre liste d’opposition.
Mise en place
Tout se fait depuis le tableau de bord, sans installation ni matériel.
- 1
Choisissez le modèle « Rappel et confirmation »
Indiquez comment l’agent présente le rendez-vous et ce qu’il propose en cas d’empêchement.
- 2
Connectez votre agenda
Google Agenda ou Calendly, pour que les nouveaux créneaux soient réels.
- 3
Importez la liste du lendemain
Créez une campagne avec les numéros à rappeler.
- 4
Consultez les résultats
Confirmé, déplacé, injoignable : chaque contact a un statut et une transcription.
Questions fréquentes
L’ancien rendez-vous est-il supprimé automatiquement ?
L’agent réserve le nouveau créneau et le signale dans le résumé de l’appel. Vérifiez dans votre agenda que l’ancien rendez-vous est bien libéré.
À quelle heure les rappels sont-ils passés ?
Les campagnes appellent du lundi au vendredi, de 10 h à 13 h et de 14 h à 20 h, hors jours fériés. Vous pouvez réduire ces plages.
Quelle offre choisir ?
Les campagnes d’appels sortants sont disponibles à partir de l’offre Pro.
Et si le client ne répond pas ?
Le contact est rappelé selon le nombre de tentatives que vous avez fixé pour la campagne.
Autres usages en appels sortants
Essayez l’agent « Rappel de rendez-vous »
Créez l’agent à partir de ce modèle et testez-le gratuitement pendant 20 minutes d’appel. Pour ce cas d’usage, l’offre Pro (149 € HT par mois) est un bon point de départ.