Appels entrants
La prise de rendez-vous par téléphone, sans décrocher vous-même
L’agent lit vos disponibilités, propose des créneaux, réserve pendant l’appel et confirme par SMS. Vous retrouvez le rendez-vous dans votre agenda.
- Agent IACabinet de kinésithérapie des Sablons, bonjour. Je suis l’assistant IA du cabinet. Pour quel rendez-vous appelez-vous ?
- CorrespondantBonjour, j’ai une ordonnance pour dix séances, je voudrais commencer la semaine prochaine.
- Agent IAJe vous propose lundi à 8 h 30, mardi à 12 h 15 ou jeudi à 18 h. Lequel vous convient ?
- CorrespondantJeudi à 18 h. C’est au nom de Claire Dubois.
- Agent IAC’est réservé pour jeudi à 18 h, au nom de Claire Dubois. Je vous envoie la confirmation par SMS.
- Rendez-vous créé dans Google Agenda
- SMS de confirmation envoyé
Le problème, sans détour
Un rendez-vous pris au téléphone, c’est souvent deux ou trois minutes pendant lesquelles vous lâchez ce que vous faisiez : un patient, un client, un chantier. Et le soir ou le week-end, les appels tombent sur la messagerie.
L’agent de prise de rendez-vous répond à tout moment, pose les bonnes questions, propose uniquement des créneaux libres et inscrit le rendez-vous dans l’agenda que vous utilisez déjà.
Ce que l’agent utilise pendant l’appel
- Agenda
- Google Agenda ou Calendly connectés en quelques clics, ou l’agenda interne de CallGPT avec vos jours, horaires et durée de rendez-vous.
- SMS de confirmation
- Date, heure et adresse partent par SMS à la fin de l’appel : l’appelant garde une trace écrite.
- Prise de message
- Pour une demande qui sort du cadre, l’agent note le message au lieu d’improviser.
- Fin d’appel polie
- L’agent conclut, dit au revoir et raccroche. Si on lui demande de ne plus appeler, il le confirme et le numéro rejoint votre liste d’opposition.
Mise en place
Tout se fait depuis le tableau de bord, sans installation ni matériel.
- 1
Choisissez le modèle « Prise de rendez-vous »
Indiquez vos types de rendez-vous, leur durée et les informations à demander à l’appelant.
- 2
Connectez votre agenda
Google Agenda ou Calendly depuis le tableau de bord, ou l’agenda interne si vous n’en avez pas.
- 3
Testez une réservation
Appelez l’agent depuis le navigateur et vérifiez que le rendez-vous apparaît au bon endroit.
- 4
Attribuez-lui un numéro
Un numéro réservé dans CallGPT, ou le renvoi des appels de votre ligne actuelle.
Questions fréquentes
Quels agendas sont compatibles ?
Google Agenda et Calendly, que vous connectez depuis le tableau de bord. Sans agenda connecté, l’agent utilise l’agenda interne de CallGPT, réglé sur vos jours et heures d’ouverture.
L’agent peut-il réserver un créneau déjà pris ?
Il ne propose que des créneaux libres au moment de l’appel, et vérifie à nouveau la disponibilité juste avant de réserver.
Et si j’utilise Calendly ?
Calendly exige une adresse e-mail pour chaque réservation. Si l’appelant préfère ne pas la dicter, l’agent propose de lui envoyer le lien de réservation par SMS.
Peut-on réserver un rendez-vous pour tout de suite ?
Non. L’agent ne propose pas de créneau dans les deux heures qui suivent l’appel, pour vous laisser le temps de vous organiser.
Autres usages en appels entrants
Essayez l’agent « Prise de rendez-vous »
Créez l’agent à partir de ce modèle et testez-le gratuitement pendant 20 minutes d’appel. Pour ce cas d’usage, l’offre Starter (49 € HT par mois) est un bon point de départ.